Speaker-Dinner auf WordCamps

Speakers-Dinner auf WordCamps sind exklusive Veranstaltungen, die Teilnehmer eines WordCamps von der Teilnahme ausschließen. Warum also führen wir Speakers-Dinner in der WordPress Community durch?

Zugegeben, ich bin sehr oft auf WordCamps. An meiner Lampe im Esszimmer hängt ein dicker Batzen WordCamp Badges, meine kleine Trophäensammlung für die bisher besuchten WordCamps dieser Welt. Manche halten mich vielleicht für verrückt, aber ich halte es für eine sehr sinvolle Art zu netzwerken und die Community kennenzulernen.

Aber gerade deshalb fallen mir immer wieder kleinere Dinge auf, die anderen vielleicht nicht auffallen, die seltener bei WordCamps sind. In diesem Fall ist es ein ganz bestimmtes Event auf WordCamps, was mich ganz besonders stört und mich jetzt endlich veranlasst hat diesen Beitrag zu schreiben.

Auf WordCamps außerhalb von Deutschland gibt es seit langem sogenannte Speakers-Dinner. Diese Speakers-Dinner sind in der Regel dazu da, Speakern, Voluntären und auch Sponsoren „Danke“ zu sagen. Den Unterstützern eines WordCamps „Danke“ zu sagen ist natürlich nichts verwerfliches, im Gegenteil. Allerdings störe ich mich an der Tatsache, dass dies in Form eines Speakers-Dinner auf einer geschlossenen Veranstaltung geschehen muss.

Das Speakers-Dinner findet meist ein Tag vor dem eigentlichen WordCamp statt. Wenn man bedenkt, dass die meisten Besucher eines WordCamps  an diesem Abend schon angereist sind, hat dies meist einen negativen Nebeneffekt: Die Community wird gespalten. Das hört sich jetzt sehr theoretisch an, allerdings hat das ganze auch ganz praktische Auswirkungen. Es gibt eben keine WordPress Community, in der es auf der einen Seite nur die Veranstalter und auf der anderen Seite nur die Besucher gibt. Die Teilnehmer an einem WordCamp, welcher Art auch immer, sind untereinander befreundet, vernetzt und unterschiedlich an einem WordCamp beteiligt.

Mir selber und auch anderen ist es nicht nur ein mal passiert, dass dadurch Teilnehmer am Ende des Tages alleine durch die Stadt wandern oder ihren Abend in dem Hotel verbringen, da die Leute mit denen sie da sind an einer Veranstaltung teilnehmen, zu dem sie keinen Zugang haben. Meiner Meinung nach ist das nicht im Sinne der Community. Im Gegenteil: In dem „WordCamp Organizer Handbook“ ist die Rede von „Inclusive and welcoming events„, welche WordCamps sein sollen. In dem Fall widerspricht sich an der Stelle  die Community selbst mit ihren eigenen Regeln und das mit ganz praktischen Folgen.

Ein Beispiel dass diese Inklusivität im Regelfall auch durchgesetzt wird, ist das „WordCamp im Grünen“. Zunächst hatten wir eine Location, mit einer sehr schönen Atmosphäre, denn es war ein Kloster, welches seine Räumlichkeiten an Firmen, Organisationen und andere vermietet. Das Areal war wunderschön und hatte ein, wie ich mir habe sagen lassen, ganz eigene und schöne Atmosphäre. Diejenigen die es besucht haben, waren begeistert. Allerdings ist der gesamte Komplex Katholisch geprägt. Nach Rücksprache mit dem WordPress Community Support wurde uns gesagt, dass dort ein WordCamp nicht stattfinden darf, da es Leute ausschließen würde, die nicht Katholischen Glaubens sind. Und das obwohl es dort sogar einen Gebetsraum für Muslime gab.

Warum also werden exklusive Veranstaltungen wie das Speakers-Dinner durchgeführt?

Noch einmal, ich bin absolut nicht dagegen, denen die ein WordCamp ermöglichen eine gewisse Aufmerksamkeit oder Dankeschön zukommen zu lassen, das erwarte ich sogar. Und wenn es darum geht, dass andere Speaker einmal persönlich kennenzulernen, dann gibt es da sicherlich noch andere Möglichkeiten. Dazu brauch es kein Speaker-Dinner. Es ist sicherlich eine schöne Erfahrung an einem solchen Event teilzunehmen mit all den wichtigen Leuten aus der WordPress Community, aber es entspricht nicht dem offenen und inklusiven Gedanken einer Open-Source Community.

Eine Alternative wäre ein Warm-Up Abend, wie er schon auf einigen anderen WordCamps stattgefunden hat. Erwartungsgemäß treffen dort ein Drittel der Teilnehmenden eines WordCamps ein. Das ist, nehmen wir das WordCamp EU und WordCamp US einmal aus, ungefähr die Menge an Leuten, die auch an einem Speakers-Dinner Abend teilnehmen, nur eben offen für alle und der Harte Kern der Community ist dort ebenfalls anzutreffen.

Der WordPress Meetup Tag

Auf unserem WordPress Meetup in Düsseldorf haben wir uns überlegt ein WordCamp zu machen. Allerdings wollten wir uns nicht direkt darauf stürzen, sondern haben uns dazu entschieden erst etwas wie ein kleines WordCamp zu machen.  Worauf wir uns entschieden haben ein bereits bestehendes Format zu erweitern: Wir wollen einen WordPress Meetup Tag machen.

Das Meetup ist unser monatliches Treffen, bei dem ca. 20 bis 30 Personen anwesend sind. Das Treffen findet ein mal im Monat bei einem privaten Unternehmen nahe des Düsseldorfer Zentrums statt. Zu den Räumlichkeiten sponsert uns die Firma Newcast zudem die Getränke und belegte Brötchen. Das ganze ist ihre Art der WordPress-Community etwas zurück zugeben. Von daher hält sich Newcast auch aus der Planung und Durchführung unseres Meetups raus. Prinzipiell ist damit das Meetup kostenlos. Das gilt soweit für die Teilnehmenden und auch für die Durchführenden.

Nachdem ich selber bei mehreren WordCamps mitgeplant habe, ist mir bewusst, dass eine der größten Herausforderungen ist, das Budget im Auge zu behalten und zusammen zu bekommen. Die Kosten für Räumlichkeiten, Catering, Party uvm. müssen zusammengetragen werden, die Sponsoren dafür gefunden und das ganze muss vom WordPress Community Support abgesegnet werden.

Also haben wir uns überlegt ein kleines Vorab „WordCamp“ zu machen, welches so einfach wie eben möglich zu planen ist. Meetups selbst werden sehr pragmatisch geplant. Meistens haben Meetups Räumlichkeiten, die gesponsert werden, Getränke und etwas zu essen dass kostenpflichtig angeboten wird. Wir greifen meist auf eine bestehende Infrastruktur zurück und müssen uns keine Gedanken mehr darum machen. Wir können uns auf die Inhalte des Meetups konzentrieren und brauchen uns um den Rest keine Gedanken zu machen. Wie also wäre es, wenn wir dieses Meetup also nicht nur an einem Abend, sondern an einem ganzen Tag stattfinden lassen, also das ganze Brimborium was ein WordCamp mitbringt komplett weg zu lassen?

Wir machen uns auf WordCamps unheimlich viel Arbeit. Wir suchen  nach Locations, müssen uns um aufwändige Designs ausdenken, eine Webseite dafür erstellen, T-Shirts, Badges, Wapuus und viele andere Dinge gestalten und drucken, eine große Abschlussparty oganisieren und vieles mehr. Das ist das was ein WordCamp wirklich aufwändig macht. Also war die Grundüberlegung, eine solche Veranstaltung mit so wenig Aufwand wie möglich zu machen. Wir kommen damit zurück zum Wesentlichen.

Wir sparen uns diese Arbeit und weichen dabei auf Alternativen aus. Die Location soll kostenlos zur Verfügung gestellt werden, gegessen wird beim Italiener um die Ecke oder Pizza-Lieferdienst und die Abschlussveranstaltung findet genauso in einer der örtlichen Lokalitäten statt. Man muss lediglich reservieren. Im Zweifel kostet eine solche Veranstaltung nichts, außer den Aufwand für die Planung des Ablaufs.

Die Idee bzw. dieser Beitrag selber soll kein Abgesang auf die bisherige Form eines WordCamps sein, sondern in erster Linie eine alternative Möglichkeit zur Planung für kleine Gruppen sein. Nur ist es so, dass mit einem solchen WordCamp auch viel Verantwortung und vor allem Arbeit auf die Planenden hinzu kommt, mal ganz abgesehen von dem was ein WordCamp überhaupt kostet. Bei einem durchschnittlichen WordCamp in Deutschland kann man  davon ausgehen, dass ein WordCamp dem Veranstalter ungefähr 100€ Pro Besucher kostet. Bei unserem WordCamp im Grünen, welches wir derzeit planen, ist es bereits das doppelte. Das WordCamp US hat pro Besucher weit über 500€ zusammenbekommen müssen. Das Geld kommt dann gemischt durch Ticketverkäufe von ca. 20-40€ pro Teilnehmer, lokale und weltweite Sponsoren wieder rein. Es bleibt allerdings immer ein Risiko das Geld nicht komplett rein zu bekommen. In dem Fall springt der WordPress Community Support ein.

Wenn man bedenkt, dass die WordPress Community gemeinnützig arbeitet und viele die Planung in Ihrer Freizeit übernehmen, steht dem gegenüber auch eine enorme Verantwortung die die Planenden haben, welche viele  abschrecken kann. Denn auch wenn der Community Support am Ende einspringt, nehmen es die Verantwortlichen sicher nicht auf die leichte Schulter, sollten sie Probleme haben, die Veranstaltung finanziell nicht zusammen zu bekommen.

Die Idee die Kosten gegen Null zu drücken und den Arbeitsaufwand deutlich zu verringern würde dem Ganzen viel Druck nehmen und andere dazu ermuntern weitere WordCamps in anderen, neuen Städten zu veranstalten.

In Düsseldorf haben wir uns wie gesagt dazu entschieden ein ganztägiges Meetup daraus zu machen. Auf dem WordCamp in London 2017 wurde uns auf dem Contributor Day nahegelegt, doch ein WordCamp daraus zu machen. Egal wie es am Ende heißt, ob nun WordCamp oder WordPress Meetup Tag, solange wir daran denken Aufwand und Kosten so gering wie möglich zu halten, hätten wir als Community damit vielleicht etwas gewonnen, denn der Inhalt wäre derselbe, nur es wäre deutlich einfacher ein solches Camp zu organisieren.